Darf ich eine Vermutung anstellen? Sie haben eine Aufgabe, die Sie eigentlich angehen sollten, aber Sie lenken sich ab. Und mein Blog zu mehr Produktivität im Job kam Ihnen ironischerweise sehr gelegen. Vielleicht liege ich auch komplett falsch. 

Aber Sie werden mir zustimmen: auch Sie schaffen es nicht jeden Tag, Spitzenleistung zu bringen. An manchen Tagen scheint Ihre Produktivität auf Höhenflügen zu sein, während Sie an anderen Tagen das Gefühl haben, einfach nichts geschafft zu haben. Gründe dafür gibt es viele und alle hier aufzuzählen, würde den Rahmen sprengen. Der Blog des Produktivitätstools Trello gibt drei wertvolle Tipps:

1. Wenn der Nebel im Gehirn hängt

Es gibt Tage, da scheint sprichwörtlich das Gehirn vernebelt zu sein. Es fällt schwer sich zu konzentrieren und Sie sind sehr leicht ablenkbar. Der englische Ausdruck für dieses Phänomen nennt sich „Foggy Brain“ – und dieser Nebel im Gehirn kann ein echter Produktionskiller sein. Es gibt einige Strategien, die Sie an solchen Tagen anwenden können. Vielleicht kennen Sie die meisten schon, aber wenden Sie sie auch an?

Tasten Sie sich langsam heran:

Starten Sie mit kleinen Aufgaben, die Sie auf jeden Fall abarbeiten müssen. Antworten Sie auf E-Mails oder koordinieren Sie wichtige Termine für die nächste Woche. Dadurch fällt es Ihnen leichter, Ihre Produktivität über den Tag zu steigern. Das hat noch einen weiteren positiven Effekt: Sie machen so Ihren Kopf frei von all den kleinen nervigen Aufgaben und können danach die großen Brocken besser in Angriff nehmen.

Versuchen Sie sich an einer kreativen Aufgabe

Vielleicht ist es das Beste, an einen „Foggy-Brain“-Tag kreativ zu werden. Studien zeigen, um „outside the Box“ denken zu können, hilft es, abgelenkt und nicht vollständig fokussiert zu sein. Nutzen Sie diese Tage also für die Herausforderungen in Ihrem Job, für die Sie kreative Lösungen brauchen. Vielleicht haben Sie gerade heute die richtige Lösung.

Manchmal hilft nur „Reset“

Es gibt Tage, da geht einfach nichts mehr. Dann hilft es nur noch, das Gehirn zu „reseten“ und neu zu starten. Machen Sie einen schönen Spaziergang an der frischen Luft. Verändern Sie Ihren Arbeitsplatz, wenn möglich. Oder Sie machen alternativ einen kurzen Espresso-Power-Nap – sie trinken einen Espresso und legen sich direkt danach für 20 Minuten hin.

2. Wenn Ihre Benachrichtigungen ein Konzert veranstalten

Wie viele Benachrichtigungen haben Sie heute bekommen– Nachrichten auf Ihrem Smartphone, E-Mail-Benachrichtigungen am Bildschirm oder „Social-Media-Notifications“. Wie oft schauen Sie auf Ihr Smartphone, in der Erwartung, jemand hat Ihnen geschrieben? Studien zeigen: Menschen kontrollieren ihr Smartphone im Schnitt 150 Mal pro Tag.

Das ist nicht weiter verwunderlich: Wir möchten mit den Menschen in unserem Leben verbunden sein und gerade Smartphones und Social Media geben uns dazu die optimalen Tools. Gleichzeitig dient die Unterbrechung der momentanen Aufgabe auch dem Stressabbau und aktiviert unser internes Belohnungssystem. Unser Belohnungssystem scheint aber sehr hungrig zu sein und immer auf der Suche nach mehr. Problematisch wird der Kreislauf, der entsteht, da Ihre Produktivität darunter leidet.

Eine Studie der Universität in Florida untersuchte, wie schädlich die Ablenkung durch Smartphones sein kann: Sie fand heraus, dass die Teilnehmer nicht einmal auf das Handy schauen mussten, damit Produktivität verloren geht.

Um von der Ablenkung wieder zur ursprünglichen Aufgabe zurückzukehren, kann bis zu einer halben Stunde dauern. Sie müssen sich also Zeiten freischaufeln, in denen Sie sich komplett auf eine Aufgabe konzentrieren können. Mit diesen Schritten klappt es ganz bestimmt.

  1. Schließen Sie Ihr E-Mail-Programm. Ganz einfach.
  2. Haben Sie bereits Windows 10? Dort können Sie ganz einfach in den „Ruhemodus“ gehen, der alle Benachrichtigungen ausschaltet.
  3. Platzieren Sie Ihr Smartphone außerhalb Ihrer Reichweite. Alternativ gibt es geeignete Apps, die Ihnen helfen können. Sie zeigen Ihnen an, wie lange Sie pro Tag am Smartphone verbringen und sperren bei übermäßiger Nutzung für eine gewisse Zeit den Bildschirm: Offtime, Flipd und Moment.

3. Wenn Ablenkung die Strategie ist

Der englische Begriff „self sabotaging“ beschreibt ein interessantes Phänomen. Man checkt Facebook, Instagram, Smartphone oder E-Mail, die eigentlich nicht dringend ist, obwohl man eine wichtige Deadline im Nacken hat – was natürlich nicht hilft, die jeweilige Aufgabe zeitig abzuschließen.

Wie kommt es zu diesem Phänomen? Der Grund ist recht einfach: Dadurch, dass man die Zeit mit etwas Anderem vertreibt, kann man nachher eine externe Ursache dafür verantwortlich machen, dass die Deadline nicht erreicht wurde. „Hätte ich meinen gesamten Fokus auf diesem Task gehabt, hätte ich es auf jeden Fall geschafft“.

Kennen Sie diese Form der Prokrastination? Mit diesen drei einfachen Methoden wirken Sie diesem Verhalten entgegen.

Überschaubarer intensiver Fokus

Setzen Sie sich kurze intensive Intervalle, während denen Ihr gesamter Fokus auf der Aufgabe vor Ihnen liegt und Sie sich von nichts ablenken lassen. Danach machen Sie eine kurze Pause. Besonders beliebt ist die Pomodoro Technik, bei der sich 25-Minuten-Intervalle mit fünfminütigen Pausen abwechseln. Nach vier Runden wird eine längere Pause von 20 bis 25 Minuten gemacht.

Kennen Sie sich selbst:

Hört sich einfach an. Ist es auch – Sie müssen es nur umsetzen. Wissen Sie wann am Tag Sie die produktivsten Phasen haben? Sie müssen nicht anfangen, jede Minute zu dokumentieren. Aber dokumentieren Sie für zwei Wochen jeden Tag in kurzen Sätzen Ihre Produktivität und Verteilung über den Tag – Sie werden überrascht sein, welche Einsichten Sie gewinnen.

Fangen Sie einfach an:

Nein, das meine ich nicht ironisch. Experte James Clear beschreibt eine Regel: Die 2-Minuten-Regel. Im Kern hat sie zwei Komponenten: Dauert eine Aufgabe weniger als zwei Minuten, machen Sie Sie sofort. Auf der anderen Seite: Fangen Sie eine Aufgabe, die Sie vor sich herschieben an, und zwar nur zwei Minuten. Hören Sie nach diesen zwei Minuten auf, haben Sie wenigstens angefangen. Aber Sie werden sehen, dass Sie in den meisten Fällen weit mehr als die zwei Minuten an dieser Aufgabe arbeiten werden, da der Anfang immer das schwierigste ist.

Lesen Sie weiter:

Nicht nur die richtigen Strategien im Alltag, auch die Ziele, die Sie erreichen wollen, haben gravierende Auswirkungen auf Ihren Erfolg. Lesen Sie „6 Schritte, um Ihre Ziele zu erreichen“, wenn Sie wissen möchten, wie Sie Ziele definieren können, für die es sich lohnt, alles zu geben und wie Sie die Hartnäckigkeit für diese Ziele entwickeln können.

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Kommentare
  • Eduard Andrae

    Vielen Dank für die übersichtliche Aufstellung der verschiedenen Tipps für mehr Produktivität. Nun muss man das alles nur noch TUN… 😉

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