Sind Sie zufrieden mit der Qualität und dem Output, den Sie bei Ihrer Arbeit produzieren?

Womit verbringen Sie einen Großteil Ihres Arbeitsalltages? Haben Sie lange Intervalle konzentrierten Arbeitens, in denen Sie sich fokussiert wichtigen Themen widmen können? Oder ist Ihre Aufmerksamkeit über den Tag gestreut zwischen Meetings, dem Beantworten von E-Mails und dem Ausarbeiten von Konzepten?

Cal Newport, Professor für Computer Science an der Georgetown University, beschreibt in seinem Buch „Deep Work“ einen Ansatz, wie Sie durch Zeitintervalle, die völlig einer Aufgabe gewidmet sind, die Qualität und den Output Ihrer wirklich wichtigen Aufgaben erheblich steigern können und so Ihren Unternehmenswert steigern.

Ist dieser Ansatz für jeden geeignet?

Bevor wir die Strategien und Konzepte dieses Ansatzes unter die Lupe nehmen, müssen wir eine wichtige Frage klären: Ist dieser Ansatz wirklich für jeden geeignet? Gilt er z. B. auch für CEOs, die ihre Tage in 15- bis 30-minütigen Meetings verbringen und auch dazwischen jederzeit angesprochen werden können? Die klare Antwort ist nein. Auch in unserer Zeit braucht es hochqualifizierte „Entscheidungsmaschinen“, deren Hauptaufgabe es ist, den Gesamtüberblick zu behalten und aufgrund ihrer Erfahrung intuitiv Entscheidungen zu treffen.

Manager, deren reine Aufgabe es ist, Entscheidungen zu treffen, sind aber nicht die Regel. Genauso sind „Mönche“, die sich im stillen Kämmerlein ganz der Lösung komplexer Problemstellungen widmen können, in der Arbeitswelt absolute Einzelfälle. Die meisten befinden sich irgendwo dazwischen. In einer Welt voller Ablenkungen durch Social Media, Großraumbüro und Unterbrechungen durch Kollegen kennen sie den Kampf, Zeit zu finden, um bedeutsame Lösungen zu erarbeiten.

Das Konzept „Deep Work” – kurz erklärt

Die Grundvoraussetzung um qualitativ hochwertige, geistig herausfordernde Arbeit zu schaffen, sind Zeitblöcke von ununterbrochener und ablenkungsfreier Arbeit an einem genau definierten Problem. Nur so können wir unser Gehirn zu den Höchstleistungen treiben, die es uns ermöglichen, auf einem höheren Level zu arbeiten, denn:

Qualitativ hochwertiger Output = Investierte Zeit x Intensität des verwendeten Fokus

Um einen höheren Output zu ermöglichen, sollte das Ziel sein, den Fokus auf eine Aufgabe zu erhöhen, während gleichzeitig die Zeit die gleiche bleibt oder im Optimalfall sogar verringert werden kann.

Warum Zeitblöcke dafür entscheidend sind, zeigt ein biologisches Phänomen, Attention Residue genannt: Wechseln Sie von einem Projekt (beispielsweise in einem Meeting für Projekt XY) in ein anderes (Konzept erstellen für Projekt Z), ist Ihr Unterbewusstsein mit einem Teil Ihrer Aufmerksamkeit immer noch bei Projekt XY. Wechseln Sie den ganzen Tag jede halbe Stunde zwischen verschiedenen Projekten, ist Ihre Aufmerksamkeit verteilt und Ihr Output für bspw. Konzept Z ist nicht so hoch, wie wenn Sie lange und konzentriert nur an Projekt Z arbeiten.

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Herangehensweisen an „Deep Work“

In seinem Buch beschreibt Cal Newport Herangehensweisen an Deep Work. So gibt es z.B. die beruflichen Einsiedler, z. B. Professoren, die den beruflichen Kontakt auf ein Minimum beschränkt haben, um sich ihrer Forschung widmen zu können. Oder eine „Bi-Modale“-Herangehensweise an Deep Work – der Psychologe Carl Jung hatte beispielweise eine Praxis in Zürich und einen Rückzugsort irgendwo in den Bergen, an dem er an seinen Theorien gearbeitet hat. Beide Methoden sind zwar sehr effektiv, um wirklich qualitativ hochwertige Arbeit zu produzieren – für die meisten Mitarbeiter im Unternehmen allerdings nicht umsetzbar.

Für die meisten ist eine rhythmische Herangehensweise ein guter Start: Planen Sie jede Woche um dieselbe Uhrzeit Intervalle konzentrierten Arbeitens von 90 Minuten. Für den Anfang ist dies wahrscheinlich das Maximum, das Sie leisten können. Machen Sie danach 90 Minuten Pause, in denen Sie kognitiv einfache Aufgaben (E-Mails schreiben, Meetings usw.) erledigen. Geübte „Deep Worker“ schaffen bis zu vier dieser Intervalle pro Tag.

Damit diese Sessions erfolgreich sind, hat Newport einige praktische Strategien:

Planen Sie den gesamten Tag

Planen Sie am Anfang Ihres Arbeitstages den gesamten Tag und teilen diesen in Blöcke auf. Die Idee: Keine Minute Ihres Arbeitstages bleibt ungeplant. Planen Sie Ihre Meetings, Blöcke konzentrierten Arbeitens usw. Das können Sie in Ihrem (Online-)Kalender, oder wie Cal Newport auf einem einfachen Notizblock machen.

Planung des Arbeitstages

Es ist nicht das Ziel, einen steifen Plan zu erstellen, an den Sie sich dann akribisch halten müssen. Wichtiger ist es, einen bedachten und fokussierten Plan für den Tag zu haben und diesen dann bei Bedarf anzupassen.

Diese 4 Strategien helfen bei der Umsetzung

Sich selbst regelmäßig und über einen längeren Zeitraum zu kognitiven Höchstleistungen zu bringen, braucht Motivation. Diese können Sie steigern, indem Sie diese 4 „Disciplines of Execution“ einhalten:

1. Fokussieren Sie sich auf einige zentrale Ziele,

die Sie in Ihren „Deep-Work-Sessions“ erreichen wollen. Versuchen Sie zu viele Dinge gleichzeitig zu erreichen, werden Sie umso weniger erreichen können.

2. Machen Sie Ihren Erfolg messbar,

indem Sie Messgrößen festlegen. Messgrößen können in zwei Kategorien aufgeteilt werden: Sogenannte Lag-Measures sind die Ziele, die Sie erst messen können, wenn es zu spät für Anpassungen ist. Ein Beispiel: Die Anzahl der Teilnehmer eines Firmenevents können Sie erst während des Events messen – und dann ist es zu spät, um weitere Gäste einzuladen.

Lead-Measures sind hingegen Messwerte, die auf Lag-Measures hindeuten, in unserem Beispiel wären das die Anmeldungen zum Firmenevent. Lead-Measures haben den Vorteil, dass sie bereits im Prozess gemessen und gesteuert werden können.

Konzentrieren Sie sich deswegen auf Lead-Measures, also auf Messgrößen, die Ihr Verhalten messen

3. Visualisieren Sie Ihre Messgrößen

gut sichtbar auf einem Dashboard. Das kann z.B. eine Wand in Ihrem Büro oder ähnliches sein. Ziel ist es, Ihre Performance ständig vor Augen zu haben, um so motiviert zu bleiben.

4. Reservieren Sie in Ihrem Kalender regelmäßig Termine,

in denen Sie bewusst mit Ihrem Dashboard arbeiten und Erkenntnisse aus der vergangen Zeit ziehen. So können Sie Ihre Strategien verfeinern und verbessern.

Entspannen Sie so fokussiert, wie Sie arbeiten

Output auf einem Level, den Cal Newport beschreibt, braucht einiges an mentaler Energie. Deswegen ist es nicht nur entscheidend, fokussiert zu arbeiten, sondern auch genug Zeit einzuplanen, um abzuschalten. Diese Zeit ermöglicht es Ihnen, sich zu erholen und genug mentale Energie für den nächsten Tag und die nächste Deep-Work-Phase zu sammeln.

Um das zu erreichen, beschreibt Cal Newport einen Rhythmus, mit dem er jeden Arbeitstag zu Ende bringt: Er notiert, was er heute geschafft hat und was nicht. Danach verschafft er sich einen groben Überblick über den nächsten Tag. Zum Abschluss sagt er zu sich selbst: „Shut Down Complete“. Das wirkt zwar etwas übertrieben, hilft aber bei der Entscheidung, zu diesem Zeitpunkt bewusst abzuschalten und sich erst am nächsten Morgen wieder mit seiner Arbeit zu beschäftigen.

Schneller mehr erreichen

Deep Work

… der Autor macht es vor.

Mit dieser Strategie hat Cal Newport es geschafft, ein junger, renommierter Professor zu werden, mehr Paper zu veröffentlichen als die meisten seiner Kollegen, zwei erfolgreiche Bücher zu schreiben und trotzdem an den meisten Tagen um 17:30 Feierabend zu machen.

Sein Buch können Sie übrigens auch hier bestellen.

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Lysander Fuchs
Lysander Fuchs
ist Redakteur bei coliquio Insights und berichtet über aktuelle Marketing-Themen und ihre Relevanz für den Gesundheitsmarkt.

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Luise Recktenwald

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