Wichtiges Gespräch mit dem Chef?

Diese Kommunikationsformel maximiert Ihre Überzeugungskraft

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Stellen Sie sich vor, Ihr BU-Head hat Sie vor einigen Wochen mit einem wichtigen Projekt betraut. Für eine anstehende Strategiekonferenz benötigt er Ihre Hilfe bei der Erstellung einer Entscheidungsgrundlage. Sie haben seitdem viele Stunden recherchiert, Fakten gesammelt, sortiert und daraus einige Erkenntnisse gewonnen. Für Sie ergibt sich ein klares Bild, wie Ihr Chef entscheiden sollte.

Morgen steht ein Update-Gespräch mit dem BU-Head an. Wie gehen Sie vor?

Wahrscheinlich planen Sie, zuerst auf Recherche & Fakten einzugehen, dann zu erläutern, welche Erkenntnisse Sie daraus gewonnen haben und zum Schluss Ihre Handlungsempfehlung abzugeben.

Das ist eine Kommunikationsfalle, in die die meisten von uns schon getappt sind: Bis Sie bei der Handlungsempfehlung angelangt sind, haben Sie die Aufmerksamkeit Ihres BU-Heads längst verloren.

Wir zeigen, mit welcher Strategie Sie Ihren BU-Head überzeugen und warum Sie dazu das Ergebnis an den Anfang stellen und die Argumente nachliefern sollten:

Fangen Sie mit dem Ergebnis an

Sie haben manchmal das Gefühl, dass Stakeholder im Unternehmen Ihnen nicht richtig zuhören? Dann testen Sie doch bei der nächsten Gelegenheit folgendes Vorgehen: Stellen Sie Ihre Argumentationskette auf den Kopf und beginnen Sie das Gespräch mit dem Fazit. Das kann eine Handlungsempfehlung, Ihre wichtigste Erkenntnis oder das Ergebnis Ihrer Arbeit sein.
Es geht gegen unsere Intuition – aber es gibt drei gute Gründe, weshalb Sie sich so am effektivsten Gehör verschaffen:

1. Sie nutzen die kurze Zeit ideal, in der Sie die volle Aufmerksamkeit haben

Meist haben Sie nur wenige Minuten, um Ihr Gegenüber zu überzeugen. Menschen, die es gewohnt sind, viele Informationen in Rekordzeit zu verarbeiten, werden schnell ungeduldig, wenn der Andere nicht zum Punkt kommt.
Wenn Sie zuerst Ihre Argumente vorstellen und erklären, mit welchen Analysen Sie zum jeweiligen Schluss kamen, ist womöglich die Zeit um oder Ihr Gegenüber abgeschweift, noch bevor Sie zu Ihrem eigentlichen Anliegen kommen konnten.
Scheuen Sie sich deshalb nicht, mit der Tür ins Haus zu fallen und sich so die volle Aufmerksamkeit zu sichern.

2. Sie können flexibel auf die Aspekte eingehen, die das größte Interesse wecken

Nachdem Sie mit Ihrer Handlungsempfehlung eingestiegen sind, sind zwei Szenarien denkbar:

a. Ihr Gegenüber ist sofort einverstanden und hat keine Rückfragen. Was sofort ‚gekauft‘ ist, braucht auch nicht näher erläutert werden. Sie können sich also die Argumente und allen Beteiligten wertvolle Zeit sparen.

b. Ihr Gegenüber möchte einzelne Aspekte Ihres Vorschlages noch diskutieren und erfahren, wie Sie zu dem Ergebnis gekommen sind. In diesem Fall nutzen Sie genau die Argumente und Informationen, die diese Rückfragen beantworten. Teilen Sie nicht mehr, aber auch nicht weniger Details als nötig.

Sie werden also in den meisten Fällen nicht all Ihre Argumente darlegen können. Das kann schwer fallen, besonders wenn Sie viel Zeit investiert haben und eigentlich alle Erkenntnisse wichtig und spannend finden. Doch gerade Führungskräfte sind an dem großen Ganzen meist mehr interessiert als an den operativen Details. Wenn Sie es schaffen, knapp und präzise zu kommunizieren, werden Sie bei Ihrem Vorgesetzten einen positiven Eindruck hinterlassen.

3. Sie wirken überzeugender und sicherer

Menschen die direkt sind, wirken selbstsicherer und sind damit überzeugender. Geben Sie auf eine klare Frage deshalb eine klare Antwort, ohne Ihre Meinung sofort zu erklären.

Was Ihr Gegenüber wahrnimmt: Sie suchen nicht nach Worten oder Begründungen für Ihre Empfehlung, Sie wirken nicht, als müssten Sie sich selbst überzeugen – Sie geben schlicht eine Antwort auf eine Frage und zeigen so, dass Sie sich Ihrer Sache sicher sind.

Geben Sie Ihrer Argumentation eine logische Struktur

Wenn wir jemandem zuhören, beginnen wir automatisch damit, das Gehörte gedanklich zu strukturieren und zu sortieren. Machen Sie es Ihren Zuhörern leicht und fassen Sie die verschiedenen Aspekte zu einigen wenigen, zentralen Argumenten zusammen.

Beschränken Sie sich auf die wichtigsten Fakten. Oft ist drei die magische Zahl: Selbst komplexe Zusammenhänge und Argumentationsketten bleiben relativ gut im Gedächtnis, wenn sie in Dreier-Gruppen strukturiert werden:

Die in diesem Artikel vorgestellte Vorgehensweise ist bekannt als The Pyramid Principle. Geprägt wurde der Begriff von Barbara Minto in Ihrem gleichnamigen Buch.

Das Pyramid Principle hilft Ihnen nicht nur bei der Präsentation Ihres Konzepts, bereits im Vorfeld zwingt die Pyramidenstruktur zum strukturierten Denken und macht es einfacher, durchdachte, belastbare Konzepte auszuarbeiten. Nicht umsonst ist die Methode auch bei McKinsey Standard.

Probieren Sie es aus

Sie wollen überzeugender kommunizieren? Steigen Sie mit der Handlungsempfehlung ein und untermauern Sie diese mit durchdachten und strukturierten Argumenten.

Dieses Prinzip lässt sich nicht nur auf das Gespräch mit dem BU-Head anwenden, sondern auf alle Kommunikations-Formate; seien es Präsentationen, E-Mails, Whitepaper oder Gespräche. Sie werden erstaunt sein, wie viel effektiver Sie dieses Vorgehen macht.

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