Remote Work: So führen Sie Ihr Team zur Top-Performance
Erinnern Sie sich an die Zeit, in der Sie jeden Morgen ins Büro gingen und nur in Ausnahmefällen einen Homeoffice-Tag einlegten? Heute sind wir in einer anderen Realität angekommen. Das stellt Führungskräfte vor neue Herausforderungen: Wie führe ich ein Team remote? Wie kann ich unnötige Meetings vermeiden und die Performance meines Teams sicherstellen? Wir haben Best Practices und hilfreiche Tools für Sie zusammengestellt.
Richten Sie Ihren Blick auf den Outcome, nicht auf die Arbeitszeit
Stichwort Performance: Ein Grund, weshalb Homeoffice in den meisten Unternehmen stiefmütterlich behandelt wurde, ist das fehlende Vertrauen in die Mitarbeiter. Deshalb erlebten viele Führungskräfte vor allem zu Beginn des Shutdowns einen Kontrollverlust: Wie stelle ich sicher, dass meine Mitarbeiter auch wirklich arbeiten, wenn jetzt alle im Homeoffice sind? Die Antwort darauf ist nicht mehr Kontrolle, sondern mehr Vertrauen. Richten Sie Ihren Blick nicht auf die Arbeitszeit des Einzelnen oder die sichtbare Arbeit, wie die Menge der abgearbeiteten E-Mails, To-Dos oder Meetings, sondern auf den Impact seiner Arbeit – und des gesamten Teams. Überspitzt formuliert: Machen Sie es zu Ihrer Priorität, dass jeder Einzelne das Big Picture im Blick hat und sich nicht im kleinteiligen Abarbeiten eines Projektplans verliert. Einen inspirierenden Blick darauf finden Sie in diesem Beitrag des Harvard Business Review.
Wie schaffe ich das und welche Tools helfen mir dabei?
Um die wichtigsten Ziele und Aufgaben Ihrer Mitarbeiter im Blick zu haben, bieten sich wöchentliche 1-on-1s an. Sich einmal die Woche 15 Minuten Zeit für jeden einzelnen Mitarbeiter zu nehmen, ist erstaunlich effektiv. Hier können Sie gemeinsam auf die Prioritäten des Einzelnen schauen und fragen: Was steht diese Woche an, wobei kann ich dich unterstützen? Was lief letzte Woche gut und wo siehst du aktuell die größte Herausforderung? Es ist so simpel, wie es klingt. Mit diesem Serientermin machen Sie sich verlässlich – Ihr Mitarbeiter weiß genau, wann er gebündelt Feedback und Unterstützung von Ihnen erhält.
- Es gibt gute und einfache Tools wie 15five, die diesen Prozess erleichtern und es dem Team auch möglich machen, sich nach gemeinsamen Projekten gegenseitig virtuelle High Fives zu geben.
Jeder hat seinen eigenen Arbeitsrhythmus. Der eine arbeitet lieber von 6 bis 15 Uhr, der andere macht gerne eine längere Mittagspause und hängt dafür abends noch ein paar Stunden dran. Insbesondere da die räumliche Trennung zwischen Arbeit und Freizeit wegfällt, hat der Einzelne deutlich mehr Spielräume, seine Arbeitszeit über den Tag zu verteilen. Falls es hierzu keine unternehmensweiten Vorgaben gibt, liegt der Ball in Ihrem Spielfeld. Sprechen Sie mit Ihrem Team: Wie viel Flexibilität wünscht ihr euch und welche verlässlichen Regeln brauchen wir, um effektiv zusammenzuarbeiten.
- Hilfreich kann es sein, dass jeder seinen Status in Microsoft Teams, Slack etc. aktualisiert, wenn er Pause oder Feierabend macht. Das nimmt dem Mitarbeiter auch den Druck, jederzeit erreichbar sein zu müssen und gibt ihm die Freiheit, Benachrichtigungen nach einem langen Arbeitstag stumm zu stellen.
Der Start in den Tag war in der „alten Welt“ sehr sozial: Ich komme ins Büro und treffe meine Kollegen – und bevor sich jeder seinen Aufgaben widmet, kann ich mich kurz austauschen, um Rat fragen oder eine Info einholen. Wie kann ich diesen Bedarf in der Remote-Arbeitswelt auffangen? Ein bewährtes Mittel ist es, für das gesamte Team ein bis zwei fixe Checkpoints während des Tages zu definieren. Diese Checkpoints sichern den Informationsfluss und können sich sehr positiv darauf auswirken, wie Projekte und To-Dos priorisiert und angegangen werden.
Ideal ist ein 10- bis 15-minütiges „Daily“ zum Start in den Tag. Hier hat das Team Gelegenheit, sich abzustimmen: Was steht heute an? Welche Updates gibt es, die für alle relevant sind? Daraus entwickelt sich auch schnell eine verlässliche Morgenroutine: das Daily als gemeinsames Signal zum Loslegen und um positiv in den Tag zu starten.
- Ein zweiter Checkpoint – beispielsweise um die Mittagszeit – kann dazu genutzt werden, um auf den Status quo zu blicken: Was hat sich seit heute früh getan, das für alle relevant ist? Wo braucht der Einzelne heute gegebenenfalls noch Unterstützung? Hier kann das Team auch einen kurzen Blick auf den Fortschritt der einzelnen Projekte werfen, wenn ein digitales Board wie Microsoft Planner oder Trello genutzt wird.
Fördern Sie den Austausch und schaffen Sie eine positive Team-Dynamik
In den letzten Jahren haben Unternehmen verstärkt in Orte investiert, an denen sich die Mitarbeiter gerne aufhalten und vernetzen, sei es eine Salatbar, Co-Working-Areas oder eine Siebträgermaschine mit Barista. Das Ziel: den Austausch über Abteilungsgrenzen hinweg fördern. Dass genau dieser Austausch in der Remote-Situation zu kurz kommt, war zu Beginn der Corona-Krise besonders schmerzhaft – denn der interne Abstimmungsbedarf war hoch.
Momentan ist es immer noch so, dass viele Büros nur spärlich besetzt sind – und die meisten Teams auf absehbare Zeit remote zusammenarbeiten. Für Führungskräfte ist es jetzt wichtig, den Austausch und die Vernetzung innerhalb ihres Teams zu fördern.
Wie schaffe ich das und welche Tools helfen mir dabei?
Viele von uns erleben derzeit eine Flut an digitalen Meetings, sodass kaum noch Zeit zum konzentrierten Arbeiten bleibt. Hinterfragen Sie deshalb bei jeder Termineinladung: Welches Ziel hat das Meeting? Ist es der richtige Teilnehmerkreis? Und gibt es eine zielführende Agenda? Klären Sie auch, welche Termine Sie als Team wirklich brauchen und welche Meetings sich thematisch zusammenfassen lassen.
Bei Teams, die remote zusammenarbeiten, ist der Bedarf nach Austausch groß. Umso wichtiger ist es, durch die Gestaltung der Meetings dafür zu sorgen, dass auch tatsächlich ein Austausch stattfindet. Teilt der Moderator oder ein Teilnehmer seinen Screen, kann es passieren, dass das Meeting zu einer einseitigen Präsentation wird und wenig Interaktion entsteht – doch das lässt sich ganz leicht vermeiden.
Insbesondere wenn es darum geht, gemeinsam Ideen zu erarbeiten oder ein Thema zu strukturieren, sollte sich der Moderator im Vorfeld Gedanken machen, welche Methoden sich eignen, um Input einzuholen und den kreativen Prozess anzutreiben. Eine effektive Methode, um die interaktive Zusammenarbeit anzukurbeln und schnell zu Lösungen zu gelangen, ist die Retro, die ursprünglich aus der agilen Produktentwicklung kommt.
In einem Raum zusammenzukommen hat oft den wunderbaren Nebeneffekt, dass man sich freut, sich zu sehen, kurz über Persönliches spricht und das Eis gebrochen ist. Bei Remote Meetings ist es oft anders – insbesondere wenn sich die Teammitglieder (noch) nicht besonders gut kennen. Als Führungskraft können Sie zu einer positiven Atmosphäre beitragen, indem Sie selbst mit gutem Beispiel vorangehen und etwas Persönliches teilen.
- Bei längeren Workshops, bei denen es darauf ankommt, dass sich alle einbringen, eignet sich auch ein Warm-up zu Beginn des Meetings, um dafür zu sorgen, dass sich alle wohl fühlen. Ideen dazu gibt es hier.
Es klingt banal, aber es hat tatsächlich einen positiven Effekt auf die Interaktion, wenn sich alle Beteiligten sehen können. Sind Sie oder manche aus Ihrem Team noch zögerlich im Umgang mit Kamera und Mikrofon? Ermuntern Sie skeptische Mitarbeiter, ihre Kamera anzuschalten und sich nicht stummzuschalten, wenn andere sprechen. Gute Argumente finden Sie im Video: Methods to make remote meetings awesome – und ein humorvolles Argument im Video: Conference Call in Real Life, das gut verdeutlicht, warum wir alle nicht zurück in die Welt der Telefonkonferenzen wollen.
Geben Sie sich die Freiheit zu testen und zu lernen
Führungskräfte sind derzeit besonders gefordert – aber sie müssen die Verantwortung für die optimale Zusammenarbeit nicht allein schultern. Wie wir zusammenarbeiten wollen, wie wir Aufgaben angehen und Probleme lösen, betrifft jeden im Team. Deshalb ist es empfehlenswert, alle Beteiligten an Bord zu holen und regelmäßig zu analysieren: Was läuft schon gut und wo haben wir noch Verbesserungsbedarf? Was motiviert uns bei unserer Arbeit – und was bremst uns aus? Auf dieser Basis können Sie gemeinsam mit Ihrem Team definieren, welche Veränderungen Sie brauchen, um noch besser zusammenzuarbeiten.
