Work Smarter, Not Harder

10 Tipps für effizienteres Arbeiten

Lesezeit ca. 6 min

Wer länger arbeitet, arbeitet nicht unbedingt besser oder produktiver. Im Gegenteil: Er läuft Gefahr, den Blick für das Wesentliche zu verlieren und sich an Kleinigkeiten aufzuhalten. Wie viel Sie schaffen, hängt nicht in erster Linie davon ab, wie viel Zeit Sie vor Ihrem Laptop oder in Meetings verbringen, sondern viel mehr davon, wie Sie Ihre Arbeit strukturieren und wo Sie Schwerpunkte setzen.

Wer sich zu organisieren weiß, arbeitet effizienter.
Wir haben für Sie 10 Tipps für effizientes Arbeiten zusammengefasst, frei nach dem Motto: Work Smarter, Not Harder!

1. Arbeiten Sie nach To-Do-Listen und Priorität

Im Büro-Alltag verliert man schnell mal den Überblick, was wann anfällt. Die wohl einfachste Lösung: Strukturieren Sie Ihre Aufgaben nach priorisierten To-Do-Listen. Agile Methoden wie Kanban oder das Online Tool Trello helfen dabei, Arbeitsprozesse zu strukturieren: Mit diesen Hilfsmitteln können Sie Ihre Ziele visualisieren und dann Schritt für Schritt abarbeiten.

Bei Trello können Sie und Ihre Kollegen auf Boards Listen erstellen. Insbesondere wenn Sie im Team arbeiten, kann Trello verhindern, dass Aufgaben doppelt erledigt werden oder untergehen – es wird einfach handhabbar dokumentiert, was bereits erledigt wurde und was noch ansteht.

Wenn Sie die Kanban-Methode anwenden möchten, ordnen Sie die Listen nach Backlog, Doing und Done. Für die Doing-Liste gibt es ein Work-in-Progress-Limit: Das heißt, dass die Anzahl der Aufgaben, an denen Sie parallel arbeiten, beschränkt ist. Wenn Sie nämlich an mehr als fünf Projekten gleichzeitig arbeiten, steigt die Gefahr, sich zu verzetteln. Wenn Sie Aufgaben konsequent priorisieren und nacheinander abarbeiten, werden Sie feststellen, dass Ihre Produktivität steigt – und einen Job in die Done-Spalte zu verschieben ist ein wirklich gutes Gefühl. Dieses Video gibt eine kurze Einführung, wie Sie Trello und Kanban nutzen können:

Kanban – So funktionierts:

2. Sparen Sie sich Ihren Perfektionsdrang für die wirklich wichtigen Dinge

Es ist nicht effizient, jede noch so kleine Aufgabe absolut perfekt zu erledigen. Das setzt Sie nur unnötig unter Druck und führt eher zu geringer Produktivität, weil Sie sich an weniger wichtigen Dingen länger als nötig aufhalten. Dem eigenen Perfektionsdrang nicht zu folgen, ist natürlich keine Rechtfertigung für eine nachlässige Arbeitsweise – aber es gibt einen goldenen Mittelweg: Haben Sie schon einmal von der 80/20-Regel bzw. dem Pareto-Prinzip gehört?

Das Pareto-Prinzip

Dieses Prinzip besagt, dass Sie oft schon mit nur 20 Prozent Einsatz 80 Prozent des angepeilten Ergebnisses erreichen. Weniger kann in manchen Fällen also mehr sein!

Sie werden erfolgreicher und effizienter sein, wenn Sie sich nicht unnötig verrückt machen und das Wesentliche gut machen. So schaffen Sie sich Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben.

3. Fragen Sie nach Hilfe

Leiden Sie nicht im Stillen, wenn Sie vor scheinbar unlösbaren Aufgaben sitzen. Um Hilfe zu bitten, ist keine Schande – im Gegenteil. Sie sollten es als Stärke begreifen, Probleme anzusprechen, um dann von der Perspektive Ihrer Kollegen und Vorgesetzen zu profitieren. Ein unvoreingenommener Blick auf manche Dinge kann alles verändern.

4. Delegieren

Geben Sie ruhig auch Aufgaben ab. Niemand erwartet von Ihnen, dass Sie alle Aufgaben alleine meistern. Das heißt aber auch, dass Sie nicht alle Aufgaben an sich reißen sollten. Vertrauen Sie darauf, dass andere auch einen guten Job machen, dann können Sie sich auf die wesentlichen Aufgaben konzentrieren. Ein Tipp, wie Sie das delegieren spielerisch üben können:

Delegation-Poker

Delegation Poker ist ein Spiel, das Ihnen und Ihrem Team spielerisch dabei hilft, zu delegieren. Mithilfe der Spielkarten und einer Liste regelmäßig anfallender Entscheidungen im Team legen Sie fest, welche Entscheidungen in welchem Umfang delegiert werden. Dabei berücksichtigt Delegation Poker, dass Delegieren

keine binäre Entscheidung
immer ein schrittweiser Prozess
und stets situationsabhängig ist

Gutes Delegieren ist eine große Kunst. Haben Sie verinnerlicht, wie es Ihnen gelingt Aufgaben abzugeben, können Sie effizienter arbeiten.

5. Arbeiten Sie nach dem One-Touch-Ansatz

Für E-Mails, Briefe, Rechnungen oder andere Anfragen gilt direkt beim ersten Lesen: „Do, Delegate, Delete or File“. So gehen Sie diese organisatorischen Dinge gleich an und verhindern, dass unangenehme Anfragen aufgeschoben werden. Das hilft Ihnen, Dinge gleich abzuhaken und nicht immer wieder neu durchdenken zu müssen – das hält Sie nur unnötig auf.

6. Arbeiten Sie den „Kleinkram“ blockweise ab

Kennen Sie den Drang, E-Mails sofort zu öffnen, wenn das kleine Outlook-Popup auf Ihrem Bildschirm erscheint? Solche Unterbrechungen sind wahre Produktivitäts-Killer, weil Sie uns vom konzentrierten Arbeiten abhalten.
Das können Sie vermeiden, indem Sie in Ihrem Arbeitstag feste Blöcke für „Kleinkram“ einplanen und dafür eine separate To-Do-Liste führen, auf die Sie alles verbannen, was Ihnen sonst unentwegt im Kopf herumschwirrt.
Es kann zudem sinnvoll sein, Outlook zu schließen, wenn Sie hochkonzentriert arbeiten möchten. Nehmen Sie sich beispielsweise nach der Mittagspause eine halbe Stunde Zeit, um E-Mails zu beantworten (siehe Punkt 5), Reiseabrechnungen auszufüllen und was bei Ihnen sonst an unliebsamen Aufgaben anfällt.

7. Sagen Sie auch mal ‚Nein‘

‚Nein‘ sagen zu können ist eine Stärke! Wenn es Ihnen gelingt, freundlich aber bestimmt Aufgaben und Projekte abzulehnen, heißt das nicht, dass Sie faul sind, sondern eher, dass Sie Ihre Grenzen kennen. Zu einer Sache nein zu sagen, heißt sich einer anderen Sache intensiver und fokussierter zu widmen. Das ist meist zielführender, als in zu vielen Töpfen mitzumischen. Denken Sie auch hier an das Work-in-Progress-Limit!

8. Lassen Sie sich nicht ablenken

Um wirklich effizient zu arbeiten, müssen Sie sich immer wieder selber die Frage stellen, was Sie ablenkt bzw. was Sie wirklich weiter bringt. Manchmal sind es wöchentliche Meetings, die Sie vielleicht sogar lieb gewonnen haben, die inhaltlich aber keinen Zugewinn für Sie bieten. Es ist also völlig legitim, das bei Ihren Kollegen anzusprechen und die Zeit stattdessen sinnvoller zu nutzen! Aber auch der permanente Blick aufs Handy oder nach den neusten Posts bei Facebook bringt Sie nicht weiter, sondern unterbricht immer wieder Ihre Konzentration. Lieber einmal in der Stunde bewusst aufs Handy schauen, als alle drei Minuten unbewusst.

9. Hassliebe Großraumbüro? Führen Sie eine Power Hour ein

Die Arbeit im Großraumbüro kann toll sein, weil die Abstimmung mit den Kollegen dort sehr unkompliziert und auf kurzen Wegen funktioniert. Umgekehrt können der kontinuierliche Geräuschpegel oder häufige Unterbrechungen durch Kollegen uns in den Wahnsinn treiben. Wie wäre es, wenn Sie in Ihrem Büro eine tägliche Power Hour einführen – also einen Zeitraum, in dem Störungen, Telefonate, Meetings und Co so weit wie möglich vermieden werden? Das kann deshalb sehr hilfreich sein, weil dann allen Kollegen die Regeln klar sind – uns Sie können sich in dieser Zeit die Aufgaben vornehmen, die die meiste Konzentration erfordern.

10. Nehmen Sie sich Zeit für Pausen

Für effizientes Arbeiten sind Pausen mindestens genauso wichtig wie eine strukturierte Arbeitsweise. Für manche sind Entspannungsübungen oder Powernapping hilfreich, andere schwören auf mehrere kleinere Pausen am Tag oder belohnen sich nach konzentrierter Arbeit mit einem Kaffee an der frischen Luft. Finden Sie heraus, was Ihnen gut tut, damit Sie auch in kurzen Pausen den Kopf frei bekommen. Und dann nehmen Sie sich die Zeit, diese Pausen einzuhalten.